Knjiga sklepov je obvezna za vse samostojne podjetnike in enoosebne gospodarske družbe,  vendar samostojnim podjetnikom knjige sklepov ni potrebno potrditi pri notarju, medtem ko enoosebne družbe to morajo storiti.

Vse formalnosti v zvezi z odprtjem knjige sklepov z enim družbenikom se uredijo pri notarju. Storitev omogoča notarjem vzpostavitev fizične ali elektronsko overjene knjige sklepov, ki je shranjena v centralnem sistemu.

Ustanovitelj podjetja mora vse odločitve o vprašanjih iz 505. člena ZGD vpisovati v knjigo sklepov. Družbeniki odločajo o:

  • sprejetju letnega poročila in uporabi bilančnega dobička;
  • zahtevi za vplačilo osnovnih vložkov;
  • vračanju naknadnih vplačil;
  • delitvi in prenehanju poslovnih deležev;
  • postavitvi in odpoklicu poslovodij;
  • ukrepih za pregled in nadzor dela poslovodij;
  • postavitvi prokurista in poslovnega pooblaščenca;
  • uveljavljanju zahtevkov družbe proti poslovodjem ali družbenikom v zvezi s povračilom škode, nastale pri ustanavljanju ali poslovodenju;
  • zastopanju družbe v sodnih postopkih proti poslovodjem, in
  • drugih zadevah, za katere tako določa ta zakon ali družbena pogodba.

Ustanovitelj zgoraj našteta vprašanja vpisuje:

V knjigo sklepov, ki jo mora potrditi notar pred vpisom prvega sklepa ali v elektronsko knjigo sklepov, ki jo vodi notarska zbornica.

Poleg zgoraj naštetih vprašanj morajo podjetja oblikovati sklepe, ki se nanašajo na sprejemanje računovodskih umeritev. Oblikovanje računovodskih usmeritev pomeni oblikovanje pravil in postopkov, ki jih je treba upoštevati in uporabljati pri sestavljanju računovodskih izkazov in s tem pri celotnem računovodstvu.  Sklepi se nanašajo predvsem na tiste računovodske usmeritve, kjer je mogoča izbira med različnimi variantami. Pri oblikovanju sklepov morajo podjetja upoštevati tudi SRS 39.8, ki se nanaša na sprejemanje računovodski usmeritev. Knjiga sklepov se dopolnjuje glede na spremembe vsako nadaljnje poslovno leto.

Družbeniki odločajo o:

  • sedež delovanja,
  • način vodenja računovodstva (enostavno ali dvostavno),
  • način izbrane metode amortiziranja in določitev amortizacijskih stopenj,
  • vrste knjigovodskih listin in odgovorne osebe za izdajo in podpis,
  • način in čas oslabitev sredstev,
  • način vrednotenja zalog,
  • višina kala, loma materiala,
  • postopek blagajniškega poslovanja,
  • dajanje posojil zaposlenim,
  • komu obračunati in komu ne obračunati zamudne obresti, kdaj in v kakšni vrednosti se naredi oslabitev terjatev,
  • določitev uporabe skupnih prostorov (določiti %) za gospodinjstvo in dejavnost podjetnika (temu primerno delitev skupnih stroškov (%) na gospodinjstvo in dejavnost podjetnika),
  • višino obračuna in izplačila dnevnic, kilometrine, prevoza na in z dela, regresa za prehrano ločeno za zaposlene in ločeno za podjetnika,
  • določiti vrednotenje finančnih naložb,
  • način izvedbe in katere osebe bodo naredile popis sredstev in obveznosti do virov sredstev,
  • sklep o vodenju registra osnovnih sredstev,
  • sklep o odgovorni osebi za izdajanje in podpisovanje računovodski listin,
  • sklep o odgovorni osebi za vodenje poslovnih knjig,
  • vrste kratkoročnih in dolgoročnih dolgov ter njihovo prevrednotenje,
  • aktivne in pasivne časovne razmejitve,
  • vodenje prihodkov in odhodkov,
  • višina prispevkov podjetnika,
  • kapital podjetnika.

Oseba, ki želi dostopati  do elektronske knjige sklepov, se mora identificirati z varnim elektronskim podpisom, overjenim s kvalificiranim potrdilom. Notar overi knjigo sklepov v elektronski obliki tako, da s pomočjo svojega varnega elektronskega podpisa, overjenega s kvalificiranim potrdilom, v dokumentni bazi vzpostavi  novo elektronko knjigo sklepov, družbo pa napoti, da pridobi varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom, če ga še nima.  Dokumentna baza za vodenje knjige sklepov v elektronski obliki je organizirana tako, da omogoča vnos sklepov za vsako družbo z enim družbenikom posebej. V elektronsko knjigo sklepov lahko družba zaporedoma vpisuje nove sklepe, bere in izpisuje že vpisane sklepe, ne more pa brisati in spreminjati sklepov in drugih podatkov te knjige. Seznam overitev knjig sklepov pa vodi Notarska zbornica Slovenije.

 

Povzela : Petra Djuras

Vir: –      ZGD-1

  • SRS 39
  • Robnik Lidija : Računovodstvo za samostojne podjetnike