1. Poslušanje
Biti dober poslušalec je prvi pogoj, da ste tudi dober sogovorec. Nihče ne mara komunicirati z nekom, ki neprestano govori samo o sebi in svojem podjetju. Pri aktivnem poslušanju pozorno spremljamo, kaj nam sporoča sogovornik, z dodatnimi vprašanji razjasnimo, če česa nismo razumeli ali pridobimo dodatne informacije (»Torej, kaj praviš da je …?«). Z aktivnim poslušanjem bolje spoznavamo svoje poslovne partnerje in kupce, tako da se lahko ustrezno odzovemo na njihove potrebe.
2. Neverbalna komunikacija
Govorica telesa, očesni stik, kretnje rok in barva glasu dajejo pomembno sporočilo. Sproščena in odprta drža ter prijazen ton glasu, kažejo odkritost. Z odprto držo, boste tudi druge spodbujali, da bodo odkriti z vami. Zelo pomemben je stik z očmi. Sogovornika se vedno gleda v oči, tako ste resnično osredotočeni na komunikacijo z njim. Pri komunikaciji v poslovnem svetu se vedno držite pravila »nos in popek«, kar pomeni, da morate biti k sogovorniku obrnjeni tako, da sta nos in popek v isti liniji, torej obrnjeni proti sogovorniku s celim telesom. Na primer, če vam sogovornik ne gleda v oči, ko vam razlaga o svojem izdelku, to pomeni, da nekaj prikriva ali da vam laže.
3. Jasno izražanje
Pri uspešni komunikaciji je zelo pomembno, da jasno in tekoče izražamo svoje misli. Pri sporočanju je dobro, da smo kratki in jedrnati. Preveč besed lahko sogovornika zavede in ne bo razumel bistvo sporočila. Preden spregovoriš, dobro premisli, kaj želiš sporočiti, tako se izognemo da zmedemo sogovornika.
4. Prijaznost
Z prijaznim tonom glasu ali preprostim nasmehom na obrazu, spodbudimo sogovornika k odprti in pošteni komunikaciji. Prijazen ton glasu, ali prijazna topla beseda, je pomembna tako pri osebnem komuniciranju z osebo na štiri oči, kot pri pisni komunikaciji preko elektronske pošte. Na začetku elektronskega sporočila dodajte sporočilo, ki bo imelo zelo pozitiven efekt, na primer: »Upam, da ste imeli lep konec tedna.«
5. Zaupanje
Pri komuniciranju je zelo pomembno, da ste suvereni in pri sogovorniku vzbudite zaupanje. Pomembno je, da ste prepričljivi v svoji interakciji s sogovornikom. Če boste dajali vtis, da vam lahko sogovornik zaupa, bo tudi sledil vašemu sporočilu. Vzpostavljanje zaupanja je enostavno z očesnim stikom ali z uporabo prijaznega tona glasu. Pozorni moramo biti, da ne zvenimo arogantno ali agresivno. Prepričajte se, da vas sogovornik posluša in bodite empatični s sogovornikom.
6. Empatija
Pri komunikaciji bodite pozorni, da tudi v primeru, ko se ne strinjate s sogovornikom, ali njegovo sporočilo ni pomembno za vas, da spoštujete sogovornikovo stališče.
7. Odprtost
Dober sogovornik vedno komunicira z odprtim srcem. Bodite odprti za poslušanje in razumevanje sogovornika. S takšnim načinom komuniciranja, boste lažje vstopili v dialog tudi z ljudmi, s katerimi se ne strinjate v določenih stvareh. Tako boste dosegli bolj pošten in produktiven pogovor.
8. Spoštovanje
Ljudje bodo bolj odprti pri komunikaciji z vami, če boste spoštovali njihov vidik in ideje. Z očesnim stikom in z aktivnim poslušanjem, bomo dosegli, da se sogovornik čuti spoštovanega. pri telefonskem pogovoru se je potrebno izogniti motnjam in se osredotočiti na pogovor. Preko elektronskih sporočil lahko izrazimo spoštovanje, tako da ustrezno uredite svoja sporočila. Če boste poslali prejemniku sporočilo z nejasnimi stavki in z veliko slovničnih napak, boste dajali vtis, da prejemnika ne spoštujete dovolj.
9. Povratne informacije
Dajati in sprejemati povratne informacije, je pomembna komunikacijska spretnost. V poslovnem svetu je potrebno vedno iskati načine, da svojim poslovnim partnerjem, zaposlenim in kupcem, zagotovimo konstruktivne povratne informacije. Povratne informacije so tudi pohvale, saj zelo pozitivno vplivajo na sogovornika. Zelo pomembno je, da dobro poslušate povratne informacije, ki jih daje sogovornik, saj lahko ugotovite ali vas je sogovornik razumel, lahko se pojavijo dodatna vprašanja in pojasnila. če o določnem sporočilu niste prepričani, spodbudite povratno informacijo, da pridobite potrditev.
10. Izbrati pravo obliko komuniciranja
Pomembna komunikacijska spretnost je razumeti, kakšno obliko komunikacije izbrati za posameznega sogovornika. Na primer, resne pogovore (o ceni izdelka ali o spremembi plače zaposlenega odpuščanje,…), je najbolje narediti osebno. Prav tako je potrebno razmišljati o osebi, s katero bomo imeli pogovor, če je oseba zelo zaposlena, bo najenostavneje posredovati sporočilo po elektronski poti. Sogovorniki bodo pozitivno sprejeli, če boste izbrali zanje pravi način posredovanja sporočila.
Pripravi:
Uroš Ledinek, mag.