Računovodstvo za prevoznike – vračilo trošarine, napoteni vozniki, dnevnice

Prevoz je panoga, kjer se denar izgublja v tujini

Prevoznik ima opravka s pravili več držav hkrati. Voznik je lahko napoten v drugo državo, kjer mu pripada tamkajšnja plača. Gorivo je natočeno v Sloveniji z možnostjo vračila trošarine — ali v tujini z možnostjo vračila tujega DDV. Cestnine se plačujejo v petih državah.

Vsaka od teh stvari prinaša denar, ki ga je mogoče dobiti nazaj — ali globo, ki jo je mogoče dobiti v tujini. Razlika je v tem, ali je nekdo pravočasno uredil dokumentacijo.

Prevoznikom vodimo računovodstvo od leta 1991. Sedež imamo v Žalcu, ob avtocesti, stranke pa iz vse Slovenije.

Kakšen prevoznik ste

Domači prevoz blaga

Prevozi znotraj Slovenije. Vračilo trošarine je glavna priložnost, evidence delovnega časa voznikov glavna obveznost.

Mednarodni prevoz blaga

Prevozi v tujino, iz tujine in med tujimi državami. Poleg vsega zgoraj še napoteni vozniki, dnevnice za tujino, tuje cestnine in vračilo tujega DDV.

Prevoz potnikov

Avtobusni prevozi, linijski ali izredni. Tudi tu je mogoče vračilo trošarine, DDV pa se pri mednarodnem prevozu potnikov obračuna sorazmerno z razdaljo po posameznih državah.

Logistika in špedicija

Organizacija prevozov brez lastnih vozil ali z njimi. Pomembna je pravilna obravnava DDV pri storitvah za tuje naročnike.

Vračilo trošarine: denar, ki ga marsikdo ne uveljavi

Za plinsko olje, ki se dokazljivo porabi kot pogonsko gorivo za komercialni prevoz, imajo prevozniki pravico do vračila dela plačane trošarine. Vračilo znaša razliko med povprečno trošarino v posameznem mesecu in najnižjim zneskom, ki ga dovoljuje evropska energetska direktiva.

Kdo je upravičen

Plinsko olje mora biti porabljeno za:

• prevoz blaga za plačilo ali za lasten račun, z lastnimi ali najetimi registriranimi tovornimi vozili, namenjenimi izključno cestnemu prevozu blaga, z največjo dovoljeno maso najmanj 7,5 tone, ali
• prevoz potnikov, linijski ali izredni, z vozili kategorije M2 ali M3.

Past, ki stane

Meja 7,5 tone je stroga. Znan je primer iz sodne prakse, kjer prevozniku vračila niso priznali za devet vozil, ker so imela največjo dovoljeno maso 7.490 kg — deset kilogramov pod mejo.

Preverite prometna dovoljenja svojih vozil, preden jih kupite.

Kako se uveljavlja

zahtevek na obrazcu TRO-K preko eDavkov, oziroma specializiranega portala eCarina, ki delujeta pod okriljem FURS.

• mesečni zahtevek do zadnjega dne tekočega meseca za pretekli mesec, ali trimesečni v 60 dneh po preteku trimesečja,
• računi za gorivo morajo vsebovati registrsko številko vozila, točilno mesto, vrsto in količino goriva ter datum.

Račun brez registrske številke je za vračilo neuporaben. Vozniki na to pogosto pozabijo, zato jih je vredno opozoriti vnaprej.

Evidence o nakupu in porabi goriva je treba hraniti deset let.

Napoteni vozniki

Pravila Evropske unije o napotenih voznikih so za mednarodne prevoznike med najzahtevnejšimi.

Kdaj je voznik napoten

Voznik se šteje za napotenega, kadar opravlja:

• kabotažo — notranji prevoz v drugi državi članici,
• navzkrižni prevoz — med dvema državama, v nobeni od katerih prevoznik nima sedeža.

Dvostranski prevoz — iz Slovenije v tujino in nazaj — praviloma ni napotitev po teh pravilih.

Kaj mora urediti delodajalec

Pred napotitvijo: izjava o napotitvi prek evropskega portala, za vsako državo, v katero je voznik napoten.

Med napotitvijo: voznik mora imeti v vozilu izvod izjave, dokazilo o prevozu in tahografske zapise.

Po napotitvi: na zahtevo organov države napotitve predložite obračune plač, potrdila o plačilu, tahografske zapise in pogodbo o zaposlitvi.

Plačilo mora biti usklajeno s pravili države napotitve — kar pomeni, da je lahko za dneve napotitve višje od slovenskega.

Dnevnice in povračila voznikov

Po pojasnilu davčnega organa se vozniki v mednarodnem cestnem prevozu po slovenski zakonodaji štejejo za napotene delavce, ne glede na to, ali opravljajo kabotažo, dvostranski prevoz ali tranzit. Davčna obravnava povračil je zato v vseh teh primerih enaka.

Za službena potovanja v tujino od 1. januarja 2026 velja nova uredba z drugačnimi časovnimi razredi za dnevnice. Podjetja, ki internih aktov in programov niso uskladila, obračunavajo po zastarelih pravilih.

DDV v prevozu

Prevoz blaga za podjetja se obdavči v državi, kjer ima sedež naročnik. Pri tujem naročniku DDV ne obračunate — plača ga naročnik po obrnjeni davčni obveznosti. Identifikacijsko številko naročnika je treba preveriti.

Prevoz potnikov se obdavči sorazmerno z razdaljo, prevoženo v posamezni državi.

Tuje cestnine in gorivo v tujini vključujejo tuji DDV, ki ga je pod pogoji mogoče dobiti nazaj — z elektronskim zahtevkom pri slovenskem davčnem organu. Pri rednih mednarodnih prevozih gre lahko za znatne zneske.

Vozila in tahografi

Investicijska olajšava znaša 40 % investiranega zneska. Motorna vozila so praviloma izvzeta, tovorna vozila, ki ustrezajo najmanj emisijskim zahtevam EURO VI, pa ne. Za prevoznika je to pomembna izjema — preverite jo pred nakupom.

Tahografske zapise je treba hraniti najmanj eno leto. Po evropskih pravilih se obveznost pametnih tahografov postopno razširja tudi na lažja gospodarska vozila v mednarodnem prevozu.

Delovni čas voznikov je urejen strožje kot pri drugih delavcih — voznik tedenskega počitka ne sme preživeti v vozilu, delodajalec pa mora delo organizirati tako, da voznik ni odsoten več kot štiri tedne zapored.

Kaj je vključeno in kaj po dogovoru

Vključeno v mesečno ceno

• knjiženje prejetih in izdanih računov, vključno z računi za gorivo in cestnine
• obračun DDV in rekapitulacijsko poročilo
• register osnovnih sredstev in amortizacija vozil
• mesečni obračun plač
• letni davčni obračun
• odgovori na davčna in računovodska vprašanja

Po dogovoru, zaračuna se posebej

• prijave in odjave zaposlenih
• obračun regresa in zimskega regresa
• zahtevki za vračilo trošarine
• zahtevki za vračilo tujega DDV
• izjave o napotitvi in obračun plač po pravilih države gostiteljice
• potni nalogi in obračun dnevnic

V ponudbi vam jasno navedemo, kaj je v ceni in kaj ne.

Manj ročnega dela z umetno inteligenco

Prevozniki imajo več računov kot skoraj katerakoli druga panoga — gorivo, cestnine, parkirnine, servisi, v več državah in več jezikih. Obdeluje jih Kontiqo AI, ki prepozna podatke in pripravi predlog knjižbe, računovodja pa ga pregleda in potrdi.

Dokumente pošljete kot PDF ali fotografijo. Vsako knjižbo še vedno pregleda človek.

Kje v praksi nastanejo napake

Računi za gorivo brez registrske številke — izgubljeno vračilo trošarine.

Vozila tik pod mejo 7,5 tone.

Zamujen rok za zahtevek za vračilo trošarine.

Manjkajoča izjava o napotitvi — globa v državi napotitve.

Plača voznika, neusklajena s pravili države napotitve.

Neuveljavljeno vračilo tujega DDV za gorivo in cestnine.

Dnevnice, obračunane po uredbi, ki ne velja več.

Kako poteka sodelovanje

1. Uvodni pogovor. Brezplačen. Pogledamo vaš vozni park, vrste prevozov in države, v katerih vozite.

2. Ponudba. V 24 urah.

3. Prevzem. Dokumentacijo prevzamemo mi in ob tem preverimo, ali uveljavljate vsa vračila, do katerih ste upravičeni.

4. Mesečni ritem. Račune pošljete do dogovorjenega dne — elektronsko, tudi vozniki s poti.

Zakaj RS-biro

Od leta 1991. Skozi vse spremembe pravil za prevoznike.

Svoj računovodja, ekipa petnajstih za njim.

Davčna vprašanja v ceni. Vprašanje, ali je nek prevoz napotitev, ni dodatna postavka na računu.

Kjerkoli ste. Dokumenti elektronsko, računovodja dosegljiv po telefonu in e-pošti.

Pogosta vprašanja

Ali sem upravičen do vračila trošarine?

Če prevažate blago s tovornimi vozili z največjo dovoljeno maso najmanj 7,5 tone ali potnike z avtobusi, praviloma da.

Kako pogosto lahko uveljavljam vračilo trošarine?

Mesečno ali trimesečno, elektronsko preko sinstema eDavkov oziroma specializiranega portala eCarina, ki delujeta pod okriljem FURS.

Kaj mora pisati na računu za gorivo?

Račun za gorivo mora poleg standardnih podatkov podjetja nujno vsebovati predvsem registrsko oznako, točilno mesto, podatki o gorivu, datum točenja.

FURS za določena obdobja v letu 2026 (npr. april in maj 2026) vrača 0 EUR trošarine. Razlog je v tem, da je redna trošarina v Sloveniji takrat padla na najnižjo dovoljeno raven v EU, vrača pa se le razlika nad tem minimumom

Kdaj je voznik napoten?

Voznik v mednarodnem cestnem prevozu je napoten (po pravilniku EU o paketu mobilnosti in Direktivi (EU) 2020/1057), ko opravlja določene vrste prevozov. Za katere je treba pred začetkom prevoza preko portala Posting Declaration oddati elektronsko izjav o napotitvi v sistemu IMI.

Ali moram vozniku za dneve napotitve plačati več?

Plačilo mora biti usklajeno s pravili države napotitve, kar je lahko več od slovenskega.

Ali lahko dobim nazaj DDV za gorivo, natočeno v tujini?

Pod pogoji da, z elektronskim zahtevkom pri slovenskem davčnem organu.

Ali delate s prevozniki izven Savinjske doline?

Da, iz vse Slovenije.

Nazaj