Računovodstvo za podjetja s poslovanjem v tujini – DDV, Intrastat, napoteni delavci

Podjetje, ki posluje s tujino, ima poleg običajnih obveznosti še štiri dodatne: pravilno določitev kraja obdavčitve, rekapitulacijsko poročilo, statistično poročanje Intrastat in urejena potrdila za delavce, ki delajo v tujini.

Podjetjem s čezmejnim poslovanjem vodimo računovodstvo od leta 1991. Sedež imamo v Žalcu, stranke pa iz vse Slovenije.

Kaj vodimo

• podjetja, ki dobavljajo blago v druge države članice
• izvoznike izven Evropske unije
• podjetja, ki opravljajo storitve tujim naročnikom
• podjetja, ki napotujejo delavce na delo v tujino
• podjetja, ki kupujejo storitve pri tujih ponudnikih
• spletne trgovine s prodajo potrošnikom v EU

Past, ki ujame tudi najmanjša podjetja

Začnimo z najpogostejšo napako, ker ne zadeva izvoznikov, ampak vse.

Identifikacijo za DDV lahko potrebujete, tudi če praga 60.000 € niste presegli.

Mali davčni zavezanec, ki prejme storitev od zavezanca brez sedeža v Sloveniji, je plačnik DDV in se mora identificirati — pred prejemom storitve.

Najpogostejši primeri: nakup oglaševanja pri tujem ponudniku, naročnina na programsko opremo v oblaku, storitev tujega podizvajalca.

Nakup oglaševanja za 200 € je torej lahko dogodek, ki podjetnika uvrsti v sistem DDV. Gre za tako imenovano atipično identifikacijo — domačim kupcem še naprej ne zaračunavate DDV, obračunate ga le od prejetih storitev iz tujine, mesečno oddajate obračune in nimate pravice do odbitka.

Blago in storitve v EU

Storitve za zavezance

Kraj obdavčitve je praviloma tam, kjer ima sedež prejemnik. DDV ne obračunate — plača ga prejemnik po obrnjeni davčni obveznosti.

Kaj mora biti urejeno:

• preverjena identifikacijska številka partnerja v sistemu VIES — to je vaša odgovornost, ne partnerjeva,
• ustrezna klavzula na računu,
• posel poročan v rekapitulacijskem poročilu.

Če se pozneje izkaže, da partnerjeva številka ni bila veljavna, lahko odgovarjate za neobračunani DDV. Preverjanje traja pol minute.

Dobave blaga

Oproščene so ob izpolnjenih pogojih: kupec ima veljavno identifikacijsko številko v drugi državi članici in blago dejansko zapusti Slovenijo.

Dokazila o prevozu so najšibkejši člen. Brez njih oprostitev v nadzoru ne zdrži, tudi če je bilo blago res odpeljano. To je najpogostejša ugotovitev pri pregledih čezmejnega poslovanja.

Rekapitulacijsko poročilo

Rok je praviloma do 20. dne v mesecu. Če ga oddajate, se na isti rok premakne tudi obračun DDV.

Česa se vanj ne vpisuje: izvoza blaga iz Unije, storitev, opravljenih na ozemlju zunaj Unije, prejetih predplačil za dobave blaga zavezancem v druge države članice in računov končnim potrošnikom.

Intrastat: prag, ki ga morate spremljati sami

Statistično poročanje o blagovni menjavi znotraj Unije.

Vključitvena pragova za leto 2026:

Obveznost nastane tudi med letom, ko kumulativna vrednost blagovne menjave preseže prag. Poročati je treba od meseca, v katerem je bil prag presežen.

Opozorilo, ki je za podjetja v rasti najpomembnejše: carina o spremembi statusa poročanja ne obvešča več. Poročevalske enote morajo status za tekoče leto same preveriti v spletni aplikaciji Intrastat.

To pomeni, da lahko podjetje prag preseže in obveznosti sploh ne opazi — dokler ne pride opomin.

Napoteni delavci in potrdila A1

Področje, kjer se dela največ napak — zlasti pri podjetjih, ki pošiljajo ekipe v Avstrijo in Nemčijo.

Pravilo. Slovenski delodajalec, ki želi v drugi državi članici EU, na Islandiji, v Liechtensteinu, na Norveškem ali v Švici izvajati storitve, mora za vsakega delavca, ki ga namerava napotiti, pri ZZZS pridobiti potrdilo A1. Enako potrdilo je potrebno za delavca, ki običajno opravlja delo v več državah.

Postopek. Elektronsko vlaganje je za napotene delavce obvezno in poteka izključno prek portala SPOT. Vlogo lahko odda zakoniti zastopnik ali pooblaščena oseba.

Kaj je vredno vedeti:

• ZZZS lahko potrdilo razveljavi, med drugim na podlagi ugotovitev o izpolnjevanju davčnih obveznosti pri Finančni upravi ali obvestil Inšpektorata za delo,

• upokojenci in študenti potrdila A1 ne morejo pridobiti, ker morajo biti na podlagi zaposlitvene dejavnosti vključeni v socialno zavarovanje,

• tuji nadzorni organi potrdilo preverjajo na terenu — delavec brez veljavnega A1 na gradbišču v Avstriji pomeni takojšnje težave.

Prodaja potrošnikom v EU

Druga logika kot pri poslovanju med podjetji.

Pri prodaji blaga na daljavo in elektronskih storitvah potrošnikom v EU velja prag 10.000 €. Do njega je kraj obdavčitve Slovenija. Ko prag presežete, se kraj obdavčitve prenese v države potrošnikov in obračunavate DDV države potrošnika — takrat se je treba vključiti v unijsko ureditev VEM (OSS) ali se identificirati v državi potrošnika.

To zadeva vsako spletno trgovino, ki prodaja izven Slovenije.

Izvoz in uvoz izven EU

• izvoz je oproščen ob izpolnjenih pogojih in ustreznih carinskih dokazilih,
• pri uvozu se DDV obračuna ob uvozu, odbitek pa je pod pogoji mogoč,
• za carinske postopke je potrebna registracija in identifikacijska številka EORI,
• carinska dokumentacija mora biti usklajena s knjigovodstvom — neujemanje je pogosta ugotovitev nadzora.

Kaj je vključeno in kaj po dogovoru

Vključeno v mesečno ceno

• knjiženje prejetih in izdanih računov, tudi tujih
• obračun DDV in rekapitulacijsko poročilo
• spremljanje pragov — DDV, Intrastat, prodaja potrošnikom v EU
• mesečni obračun plač
• letni davčni obračun
• odgovori na davčna in računovodska vprašanja

Po dogovoru, se zaračuna posebej

• identifikacija za DDV in vključitev v ureditev VEM
• poročanje Intrastat
• vloge za potrdila A1 in dokumentacija za napotitev
• zahtevki za vračilo DDV, plačanega v tujini
• prijave in odjave zaposlenih
• obračun regresa in zimskega regresa
• potni nalogi in obračun dnevnic

V ponudbi vam jasno navedemo, kaj je v ceni in kaj ne.

Manj ročnega dela z umetno inteligenco

Podjetja s poslovanjem v tujini imajo dokumente v več jezikih in valutah. Obdeluje jih Kontiqo AI, ki prepozna podatke in pripravi predlog knjižbe, računovodja pa knjižbo pregleda in potrdi.

Dokumente pošljete kot PDF ali fotografijo. Vsako knjižbo še vedno pregleda človek.

Kaj še urejamo

Tečajne razlike. Preračun terjatev in obveznosti v tuji valuti, realizirane in nerealizirane tečajne razlike, njihova davčna obravnava.

Vračilo DDV, plačanega v tujini. Davčni zavezanec s sedežem v Sloveniji, ki ima pravico do vračila DDV v drugi državi članici, vloži zahtevek pri slovenskem davčnem organu v elektronski obliki. Marsikatero podjetje tega ne uveljavlja — pri rednih službenih poteh in nabavah v tujini gre lahko za znatne zneske.

Dnevnice v tujini. Od 1. januarja 2026 velja nova uredba  s spremenjenimi zneski po državah. Podjetja, ki internih aktov in programske opreme niso uskladila, obračunavajo po zastarelih pravilih.

Konvencije o izogibanju dvojnega obdavčevanja in vprašanje stalne poslovne enote v tujini.

Kje v praksi nastanejo napake

Nepreverjena identifikacijska številka partnerja v sistemu VIES.

Manjkajoča dokazila o prevozu pri dobavah blaga v EU.

Nakup oglaševanja ali naročnin iz tujine brez identifikacije za DDV.

Prezrt prag Intrastat, ker carina o spremembi statusa ne obvešča več.

Delavci na terenu brez veljavnega potrdila A1.

Neusklajeno rekapitulacijsko poročilo in obračun DDV — eden prvih znakov, ki jih davčni organ opazi.

Neuveljavljeno vračilo DDV, plačanega v tujini.

Kako poteka sodelovanje

1. Uvodni pogovor. Brezplačen. Pogledamo, kaj kupujete, komu prodajate, v katerih državah in ali napotujete delavce.

2. Ponudba. V 24 urah.

3. Prevzem. Dokumentacijo prevzamemo mi in ob tem preverimo, ali ste pravilno identificirani in ali ste kje že prekoračili prag.

4. Mesečni ritem. Dokumente pošljete do dogovorjenega dne — elektronsko.

Zakaj RS-biro

Od leta 1991. Skozi vse spremembe pravil o čezmejnem poslovanju.

Svoj računovodja, ekipa petnajstih za njim.

Davčna vprašanja v ceni. Vprašanje, ali za nov posel potrebujete identifikacijo, ni dodatna postavka na računu.

Kjerkoli ste. Dokumenti elektronsko, računovodja dosegljiv po telefonu in e-pošti.

Pogosta vprašanja

Ali potrebujem identifikacijo za DDV, če kupim oglaševanje v tujini?

Praviloma da, in to pred prejemom storitve. Lahko gre za atipično identifikacijo, ki domačih dobav ne zajame.

Kdaj moram poročati Intrastat?

Ko kumulativna vrednost blagovne menjave preseže 300.000 € pri prejemih ali 280.000 € pri odpremah. Status morate preveriti sami.

Ali potrebujem potrdilo A1 za vsakega delavca?

Da, za vsakega delavca, ki ga napotujete na delo v drugo državo članico, ter za tiste, ki običajno delajo v več državah.

Ali lahko A1 pridobim za študenta ali upokojenca?

Ne.

Kdaj potrebujem OSS?

Ko pri prodaji potrošnikom – fizičnim osebam  v EU presežete prag 10.000 €.

Kje preverim identifikacijsko številko partnerja?

V sistemu VIES. Preverjanje je vaša odgovornost.

Ali lahko dobim nazaj DDV, če je plačan  v tujini?

Pod pogoji da, z elektronskim zahtevkom pri slovenskem davčnem organu.

Ali delate s podjetji izven Savinjske doline?

Da, iz vse Slovenije.

Nazaj