E-računi obvezni od 2028, kaj mora podjetje urediti.

Od 1. januarja 2028 bodo morali vsi poslovni subjekti pri medsebojnem poslovanju izmenjevati e-račune. Obveznost izhaja iz Zakona o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED), ki ga je Državni zbor sprejel 23. oktobra 2025. Najpomembnejše, kar mora vedeti vsak podjetnik: PDF ni e-račun. Račun, poslan po elektronski pošti v PDF obliki, po novi ureditvi ne bo zadostoval, izmenjava po elektronski pošti sploh ne bo dovoljena. Za poslovanje s potrošniki in za čezmejno poslovanje obveznost ne velja.

Kaj točno določa zakon

ZIERDED razširja obveznost izdajanja in prejemanja e-računov, ki je doslej veljala le pri poslovanju z javnim sektorjem, na celotno poslovanje med podjetji.

Od 1. januarja 2028 so zavezani vsi poslovni subjekti, vpisani v Poslovni register Slovenije, in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost. Torej tudi vsak s.p., tudi normirani, tudi popoldanski.

Zakon ne uvaja poročanja o izmenjanih računih Finančni upravi in ne posega v obstoječi sistem davčnega potrjevanja računov. To je pomembno pojasnilo, ker gre za najpogostejšo skrb podjetnikov: ne gre za nov nadzorni mehanizem, ampak za standardizacijo oblike in poti računa.

Zakaj PDF ni e-račun

To je razdelek, zaradi katerega bo večina podjetnikov presenečena.

E-račun je strukturirana elektronska knjigovodska listina v strojno berljivi obliki — praktično gre za datoteko XML v standardu e-SLOG, ki je slovenski državni standard, vsebinsko usklajen z evropskim. Dovoljeni so tudi drugi mednarodno uveljavljeni standardi, skladni z EN 16931, če se stranki o tem predhodno dogovorita.

PDF je elektronski dokument, ni pa e-račun. Računalnik iz njega ne more samodejno prebrati podatkov brez dodatne obdelave.

Praktična razlika: danes vaš računovodja PDF račun odpre, prebere in podatke prepiše ali skenira v program. Pri e-računu se podatki uvozijo samodejno, brez prepisovanja in brez napak pri prepisu. Prav v tem je celotna poanta spremembe.

Kako bo potekala izmenjava

Zakon predvideva tri dovoljene poti:

1. Prek ponudnika e-poti, vpisanega v seznam, ki ga vodi UJP. To bo najpogostejša pot za mala in srednja podjetja. Ponudniki bodo morali izpolnjevati strožje tehnične in varnostne pogoje ter opraviti testne povezave z UJP.
   
   
2. Prek omrežja PEPPOL oziroma certificiranih dostopnih točk PEPPOL.
   
   
3. Z neposredno izmenjavo med informacijskima sistemoma izdajatelja in prejemnika, kar je mogoče le ob soglasju obeh strani.

Dve pravili, ki ju je treba zapomniti:

• Izmenjava po elektronski pošti ni dovoljena. Ne med podjetji in ne med podjetjem in ponudnikom e-poti.
• Vsak poslovni subjekt mora imeti izbranega vsaj enega ponudnika e-poti.

Za podjetja z manjšim obsegom računov bo Finančna uprava zagotovila brezplačno aplikacijo. Če podjetje uporablja to aplikacijo, naloge izbranega ponudnika e-poti opravlja UJP. Za marsikateri manjši s.p. bo to povsem zadostna rešitev in dodatnih stroškov ne bo.

Kje obveznost ne velja

Poslovanje s potrošniki. Podjetje lahko potrošniku izda e-račun le, če se obe strani o tem predhodno dogovorita. Potrošnik lahko soglasje kadar koli prekliče in zahteva račun v papirni obliki. Pri izdaji računa potrošniku je obvezna tudi vizualizacija e-računa.

Čezmejno poslovanje. Pri poslovanju s tujimi partnerji podjetja e-račune lahko uporabljajo, niso pa k temu zavezana.

To pa ne pomeni, da je čezmejno poslovanje trajno izvzeto. ZIERDED je korak k evropski direktivi ViDA (VAT in the Digital Age), po kateri naj bi do leta 2030 postalo obvezno tudi pošiljanje e-računov za čezmejne transakcije in poročanje davčnemu organu. Podjetja, ki veliko poslujejo z Avstrijo, Nemčijo ali Italijo, naj to upoštevajo že pri izbiri rešitve.

Slovenija ni izjema

Podobne obveznosti so že uvedle Italija za B2B poslovanje leta 2019, Srbija in Romunija. V letu 2026 so jim sledile Hrvaška, Belgija, Poljska in Francija, kasneje bodo še Nemčija, Slovaška, Estonija, Latvija in Španija.

Za slovenska izvozna podjetja to pomeni, da bodo z e-računi prišla v stik prej kot leta 2028 — prek zahtev tujih poslovnih partnerjev.

Časovnica priprave

Do januarja 2028 se zdi še daleč, vendar gre za spremembo, ki ni le tehnična, ampak tudi organizacijska. Priporočena razporeditev dela:

Leto 2026: pregled stanja
• Ugotovite, kateri vaši partnerji že izmenjujejo e-račune in kateri še pošiljajo papir ali PDF.
• Preverite, ali vaš obstoječi program za izdajo računov podpira e-SLOG 2.0. Marsikatera novejša rešitev to že zna, le funkcija ni vklopljena.
• Ugotovite, kolikšen je vaš dejanski mesečni obseg izdanih in prejetih računov. Ta številka določi, ali potrebujete plačljivega ponudnika e-poti ali zadošča brezplačna aplikacija.

Leto 2027: izbira in uvedba
• Izberite ponudnika e-poti s seznama UJP.
• Uskladite izmenjavo z računovodskim servisom, da bodo prejeti e-računi tekli v knjiženje samodejno.
• Preverite postopke hrambe in arhiviranja.
• Testirajte z nekaj ključnimi partnerji, preden preidete na vse.
• Nekaj mesecev naj papirna in elektronska pot tečeta vzporedno, da odkrijete napake, dokler še ni pritiska.

1. januar 2028: začetek obveznosti
Do takrat mora vse delovati. Podjetja, ki bodo čakala do zadnjega, se bodo znašla v gneči — tako pri ponudnikih kot pri lastnih dobaviteljih.

Kaj to pomeni za sodelovanje z računovodskim servisom

Prehod na e-račune spremeni tudi način, kako si podjetje in računovodstvo izmenjujeta dokumentacijo.

Danes večina strank enkrat mesečno prinese ali pošlje mapo dokumentov. Po prehodu bodo prejeti e-računi lahko tekli neposredno v računovodski program, kar pomeni:

• manj ročnega prepisovanja in manj napak,
• ažurnejše podatke (pregled poslovanja ne šele po zaključku meseca),
• manj časa, izgubljenega z iskanjem manjkajočih računov.

Hkrati se poveča pomen tega, da sta vaš in računovodski sistem združljiva. Prav zato se o izbiri ponudnika e-poti splača posvetovati z računovodjo, preden se odločite, in ne potem.
Kar se ne spremeni: odgovornost za pravilnost in popolnost dokumentacije ostaja pri podjetju. Samodejni uvoz ne pomeni, da računov ni treba pregledovati.

Kratek kontrolni seznam

• Ali moj program podpira e-SLOG 2.0?
• Koliko računov mesečno izdam in prejmem?
• Ali zadošča brezplačna aplikacija davčnega organa ali potrebujem ponudnika e-poti?
• Kateri od mojih partnerjev že uporabljajo e-račune?
• Poslujem s tujino? Če da, upoštevaj tudi ViDA in leto 2030.
• Imam urejeno elektronsko hrambo?
• Sem se o izbiri uskladil z računovodskim servisom?

Pogosta vprašanja

Sem s.p. z desetimi računi mesečno. Ali to velja tudi zame?
Da. Obveznost velja za vse poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register, in za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, ne glede na velikost. Pri takem obsegu bo brezplačna aplikacija davčnega organa najverjetneje povsem zadostovala.

Ali lahko račune še naprej pošiljam po e-pošti v PDF?
Pri poslovanju z drugimi podjetji od leta 2028 ne. Izmenjava po elektronski pošti ni dovoljena, PDF pa ne šteje za e-račun. Pri računih potrošnikom se nič ne spremeni, razen če se s posameznikom dogovorite drugače.

Ali bom moral menjati računovodski program?
Ne nujno. Precej programov e-SLOG že podpira. Preverjanje je prvi korak in ne stane nič.

Ali bo FURS videl vse moje račune?
Zakon ne uvaja poročanja o izmenjanih e-računih Finančni upravi in ne posega v sistem davčnega potrjevanja računov.

Kaj z računi za tujino?
Obveznost zanje ne velja, e-račune pa lahko uporabljate prostovoljno. Po evropski direktivi ViDA se za čezmejne transakcije obveznost pričakuje do leta 2030.

Koliko bo to stalo?
Odvisno od obsega. Pri majhnem številu računov je brezplačna možnost realna. Pri večjem obsegu gre za mesečno naročnino pri ponudniku e-poti, ki jo praviloma odtehta prihranek pri ročnem delu.

Kdaj naj začnem?
Pregled stanja lahko naredite letos, izbiro in uvedbo pa načrtujte za leto 2027. Odlašanje do jeseni 2027 pomeni več stroškov in več improvizacije.

Viri in pravna podlaga

• Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED), Uradni list RS, št. 90/25
• Seznam ponudnikov e-poti, Uprava RS za javna plačila (UJP)
• Standard e-SLOG 2.0, Gospodarska zbornica Slovenije
• Direktiva EU o DDV v digitalni dobi (ViDA)

Članek je informativne narave in ne nadomešča pravnega svetovanja za konkreten primer.

Nazaj