5 številk, ki bi jih moral vsak direktor spremljati vsak mesec

Letno poročilo pove, kaj se je zgodilo. Teh pet številk pove, kaj se dogaja.

1. Denar na računu proti obveznostim naslednjih 30 dni
2. Odprte terjatve in njihova starost
3. Prihodki tega meseca proti istemu mesecu lani
4. Bruto marža
5. Fiksni stroški na mesec

Vse skupaj vzame petnajst minut na mesec. Ne potrebujete poslovnega informacijskega sistema — zadošča ena preglednica.

Zakaj mesečno in ne letno

Marca prejmete letno poročilo za preteklo leto. Podatki v njem so stari od tri do petnajst mesecev.

Če se je marža začela krčiti aprila lani, ste to izvedeli enajst mesecev pozneje. Če so se plačilni roki kupcev raztegnili septembra, ste ukrepali šele naslednjo pomlad.

Podjetja redko propadejo zaradi ene velike napake. Propadejo zato, ker nihče ni dovolj zgodaj opazil trenda.

1. Denar na računu proti obveznostim naslednjih 30 dni

Kako jo dobite: stanje na vseh poslovnih računih, minus vsota vsega, kar zapade v naslednjih 30 dneh — dobavitelji, plače, prispevki, davki, obroki kreditov in leasingov.

Kaj pove: ali greste skozi naslednji mesec.

Kdaj naj vas zaskrbi: ko je razlika negativna ali ko se iz meseca v mesec krči, čeprav je še pozitivna. Trend je pomembnejši od trenutne vrednosti.

Praktična opomba. Marsikateri direktor spremlja samo stanje na računu. To je zavajajoče — 40.000 € na računu je odlična novica, če naslednji mesec zapade 15.000 €, in slaba, če zapade 55.000 €.

2. Odprte terjatve in njihova starost

Kako jo dobite: seznam neplačanih izdanih računov, razvrščen po starosti.

Uporabna razdelitev:

Kaj pove: koliko denarja imate zunaj in kako hitro se vrača.

Kdaj naj vas zaskrbi: ko delež terjatev nad 60 dni raste dva meseca zapored, ali ko en kupec predstavlja večino zapadlih terjatev.

Zakaj je to najbolj podcenjena številka. Skrajšanje povprečnega plačilnega roka za deset dni pogosto prinese več denarja kot desetodstotna rast prometa — in ne stane nič.

3. Prihodki tega meseca proti istemu mesecu lani

Kako jo dobite: prihodki tekočega meseca, primerjani z istim mesecem preteklega leta. Ne s prejšnjim mesecem.

Zakaj primerjava z lanskim mesecem in ne s prejšnjim: večina dejavnosti je sezonskih. Julij je skoraj vedno slabši od junija, kar samo po sebi ne pove ničesar. Julij letos proti juliju lani pove vse.

Kaj pove: ali rastete, stagnirate ali padate.

Kdaj naj vas zaskrbi: ob padcu tri mesece zapored. En slab mesec je šum, trije so trend.

Dodatek, če imate čas: poglejte še, kolikšen del prihodkov prispeva vaš največji kupec. Če je nad 30 %, imate poleg poslovnega tudi tveganje odvisnosti.

4. Bruto marža

Kako jo dobite:

(prihodki − neposredni stroški) ÷ prihodki × 100

Neposredni stroški so tisti, ki nastanejo zaradi konkretne prodaje — nabavna vrednost blaga, material, podizvajalci. Ne štejte najemnine, plač uprave in drugih fiksnih stroškov.

Kaj pove: koliko vam ostane od vsake prodaje za pokrivanje fiksnih stroškov in dobiček.

Kdaj naj vas zaskrbi: ko marža pada, čeprav prihodki rastejo. To je najnevarnejša kombinacija v poslovanju — videti je kot uspeh, dokler se ne izkaže, da rastete v izgubo.

Vzroki so običajno trije: popusti, ki so se prijeli, podražitve dobaviteljev, ki jih niste prenesli naprej, ali sprememba strukture prodaje v korist manj donosnih izdelkov.

5. Fiksni stroški na mesec

Kako jo dobite: vsota vsega, kar plačate ne glede na promet — najemnina, plače, prispevki, zavarovanja, naročnine, leasingi, računovodstvo.

Kaj pove: koliko morate zaslužiti, da sploh pridete na ničlo.

Izračunajte še točko preloma:

fiksni stroški ÷ bruto marža v odstotkih × 100 = potrebni mesečni prihodki

Primer: fiksni stroški 12.000 €, bruto marža 40 % → potrebujete 30.000 € prometa na mesec, da pokrijete stroške.

Kdaj naj vas zaskrbi: ko fiksni stroški rastejo hitreje od prihodkov. To se zgodi tiho — nova naročnina tu, nov zaposleni tam — in se opazi šele, ko je težko popravljivo.

Kako si to nastavite v petnajstih minutah

Ne potrebujete programa. Zadošča ena preglednica s petimi vrsticami in dvanajstimi stolpci.

Kdaj to naredite: enkrat mesečno, na isti dan. Prvi torek v mesecu, ko so podatki za prejšnji mesec na voljo.

Kaj potrebujete od računovodstva: promet po mesecih, stanje terjatev po starosti, strukturo stroškov. To so podatki, ki jih vaš servis že ima — vprašanje je le, ali vam jih pošlje.

Ko številke vnesete, poglejte vrstice, ne stolpcev. Ena številka ne pove ničesar. Šest zaporednih pove vse.

Kaj naredite, ko številka zaškripa

Nobeden od teh ukrepov ni zapleten. Vsi pa so bistveno lažji, če jih sprožite tri mesece prej.

Pogosta vprašanja

Ali to ni naloga računovodje?

Računovodstvo podatke zagotovi. Odločitve sprejemate vi. Dober servis vam bo te številke pošiljal sam in vas opozoril, ko katera odstopa.

Kaj če nimam časa?

Petnajst minut na mesec je manj kot ena kava tedensko. Če za to res ni časa, je to samo po sebi podatek o tem, kako se vodi podjetje.

Ali potrebujem poseben program?

Ne. Preglednica zadošča. Program postane smiseln, ko podjetje zraste.

Ali te številke potrebuje tudi s.p.?

Da, z manjšimi prilagoditvami. Terjatve, marža in fiksni stroški so enako pomembni.

Kaj pa dobiček — zakaj ga ni na seznamu?

Ker ga zanesljivo izračunate šele ob zaključku leta, medtem ko teh pet številk poznate vsak mesec. Dobiček je posledica, te številke pa so vzrok.

Kje dobim podatek o starosti terjatev?

Pri svojem računovodskem servisu. Če ga ne dobite, je to vprašanje zanje.

Nazaj